Wanneer u een nieuwe werknemer aanneemt, bent u verplicht de identiteit van deze persoon vast te stellen vóór de 1e werkdag. Om u te helpen, heeft de overheid een stappenplan ontwikkeld.
** 2. Heeft de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit, ga dan na of hij wel in Nederland mag werken. Dit kunt u bijvoorbeeld zien aan de arbeidsmarktaantekening aan de achterzijde van een Nederlands vreemdelingendocument.
*** 3. Controleer het identiteitsbewijs op echtheidskenmerken. Bevat het document bijvoorbeeld een kinegram (transparante afbeelding die van kleur en vorm verandert door het document te kantelen), voelt u met uw vingertoppen een reliëf, komen de cijfer- en lettertekens exact overeen met die op uw eigen identiteitsbewijs?
**** 4. Controleer of het identiteitsbewijs bij uw werknemer hoort. Komt de persoon op de pasfoto overeen met de persoon voor u? Vraag de werknemer naar zijn leeftijd, zodat u dit kunt checken met de geboortedatum op het identiteitsbewijs.
***** 5. Maak tot slot een kopie van het identiteitsbewijs en bewaar deze in uw loonadministratie.
Kunt u de identiteit van uw werknemer niet op de juiste manier vaststellen, dan moet u het anoniementarief toepassen. Doet u dit niet dan kan de Belastingdienst u een verzuimboete opleggen van maximaal € 4.920. Datzelfde geldt voor de werknemer, want ook hij is verplicht om zijn identiteit op de juiste manier door u te laten vaststellen.
Wilt u meer weten over dit stappenplan, kijk dan op www.weethoehetzit.nl. Kies vervolgens voor: Ik ben een werkgever > Ik wil eerlijk werken > Ik ga aan de slag met (nieuwe) werknemers > Identiteit vaststellen. Hier kunt u digitaal het 5-stappenplan doorlopen.