Wanneer u een nieuwe werknemer aanneemt, bent u verplicht de identiteit van deze persoon vast te stellen vóór de 1e werkdag. Om u te helpen, heeft de overheid een stappenplan ontwikkeld.

• 1. Vraag de werknemer om een origineel en geldig identiteitsbewijs te laten zien, zoals een paspoort of een identiteitskaart.
  Let op!
  Een rijbewijs voldoet niet, evenals een kopie van een identiteitsbewijs. De werknemer moet u echt een origineel bewijs tonen.

** 2. Heeft de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit, ga dan na of hij wel in Nederland mag werken. Dit kunt u bijvoorbeeld zien aan de arbeidsmarktaantekening aan de achterzijde van een Nederlands vreemdelingendocument.

*** 3. Controleer het identiteitsbewijs op echtheidskenmerken. Bevat het document bijvoorbeeld een kinegram (transparante afbeelding die van kleur en vorm verandert door het document te kantelen), voelt u met uw vingertoppen een reliëf, komen de cijfer- en lettertekens exact overeen met die op uw eigen identiteitsbewijs?

**** 4. Controleer of het identiteitsbewijs bij uw werknemer hoort. Komt de persoon op de pasfoto overeen met de persoon voor u? Vraag de werknemer naar zijn leeftijd, zodat u dit kunt checken met de geboortedatum op het identiteitsbewijs.

***** 5. Maak tot slot een kopie van het identiteitsbewijs en bewaar deze in uw loonadministratie.

Identiteit niet vast te stellen?

Kunt u de identiteit van uw werknemer niet op de juiste manier vaststellen, dan moet u het anoniementarief toepassen. Doet u dit niet dan kan de Belastingdienst u een verzuimboete opleggen van maximaal € 4.920. Datzelfde geldt voor de werknemer, want ook hij is verplicht om zijn identiteit op de juiste manier door u te laten vaststellen.