Op 6 juni 2024 oordeelde de Hoge Raad dat nader rechtsherstel geboden moet worden als het werkelijke rendement van het box 3-vermogen lager is dan het forfaitaire rendement. Op 14 juni 2024 heeft de Hoge Raad een nieuwe aanwijzing gegeven over de berekening van het werkelijke rendement van een box 3-woning. Wat betekent dit voor de box 3-heffing tot en met 2022 en vanaf 2023?

Werkelijke rendement versus forfaitair rendement

Op 6 juni 2024 oordeelde de Hoge Raad dat ook de Wet rechtsherstel box 3 (hierna: Herstelwet) en de Overbruggingswet box 3 (hierna: Overbruggingswet) in strijd zijn met Europees recht als het werkelijke rendement lager is dan het forfaitaire rendement. Op 24 december 2021 had de Hoge Raad op dezelfde wijze al geoordeeld over de box 3-wetgeving vanaf 2017 (hierna: oude box 3-wet).

Gevolgen voor de jaren tot en met 2022

De arresten van 24 december 2021 en 6 juni 2024 betekenen dat u tot en met 2022 te maken heeft met drie berekeningen: het forfaitaire rendement van de oude box 3-wet, het forfaitaire rendement van de Herstelwet en het werkelijke rendement.

De box 3-heffing wordt vervolgens als volgt berekend.

• Is het forfaitaire rendement van de Herstelwet lager dan het forfaitaire rendement van de oude box 3-wet? Dan wordt uw box 3-heffing berekend op basis van het forfaitair rendement van de Herstelwet.
• Is het forfaitaire rendement van de Herstelwet hoger dan het forfaitaire rendement van de oude box 3-wet? Dan wordt uw box 3-heffing berekend op basis van het forfaitaire rendement van de oude box 3-wet.
• Is uw werkelijke rendement lager dan het aldus vastgestelde forfaitaire rendement? Dan wordt uw box 3-heffing berekend op basis van het werkelijke rendement.

Let op! U kunt alleen een beroep doen op vaststelling op het werkelijke rendement als u nog kunt aansluiten bij het oordeel van de Hoge Raad van 6 juni 2024. Dat zal lang niet altijd het geval zijn. Het Ministerie van Financiën bestudeert momenteel het oordeel van de Hoge Raad van 6 juni 2024. Het wachten is nu op meer duidelijkheid hierover.

Wat betekent dit nu voor de jaren vanaf 2023?

Vanaf 2023 krijgt u te maken met twee berekeningen: het forfaitaire rendement van de Overbruggingswet en het werkelijke rendement. Als uw werkelijke rendement lager is dan het forfaitaire rendement van de Overbruggingswet, wordt uw box 3-heffing berekend op basis van het werkelijke rendement.

Voorlopig houdt de Belastingdienst de meeste aangiften inkomstenbelasting 2023 met box 3-inkomen nog aan in afwachting van de duidelijkheid die het Ministerie van Financiën gaat verschaffen over het oordeel van de Hoge Raad van 6 juni 2024. U hoeft op dit moment daarom nog niets te doen.

Let op! Dit is anders als u toch al een definitieve aanslag inkomstenbelasting ontvangt of heeft ontvangen met box 3-inkomen. Neem in zo’n geval contact op met een van onze adviseurs. Dan kunt u samen bepalen of u actie moet ondernemen. Doe dat wel snel, de bezwaartermijn bedraagt maar zes weken.

Berekening werkelijke rendement

De Hoge Raad heeft op 6 juni 2024 ook een aantal regels gegeven over de wijze waarop het werkelijke rendement berekend moet worden. Een van die regels is dat gerealiseerde én ongerealiseerde vermogenswinsten, of die nu positief of negatief zijn, ook onderdeel zijn van het werkelijke rendement.

WOZ voor werkelijke rendement woning

Op 14 juni 2024 heeft de Hoge Raad hieraan voor woningen die in box 3 vallen nog een nieuwe aanwijzing gegeven. De Hoge Raad geeft aan dat voor de vaststelling van het werkelijke rendement van een woning de waarde van de woning aan het begin en het einde van het jaar bepaald wordt op basis van de WOZ-waarde.

De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is niet van toepassing in combinatie met een uitruil van brutoloon via een zogenaamde cafetariaregeling. Dit kan anders zijn als de werknemer kiest voor een duurdere uitvoering.

De Belastingdienst heeft aan de hand van een voorbeeldsituatie aangegeven hoe een en ander in de praktijk uitwerkt bij de vergoeding van een mobiele telefoon.

Noodzakelijke voorzieningen

Voor een aantal noodzakelijke voorzieningen geldt onder voorwaarden een gerichte vrijstelling, waardoor een werkgever deze voorziening onbelast aan een werknemer kan vergoeden of verstrekken. Deze vrijstelling geldt voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

De vrijstelling geldt alleen als genoemde zaken naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Daarnaast moet de werknemer ze teruggeven of de restwaarde aan de werkgever vergoeden als hij ze niet meer voor het werk nodig heeft (bijvoorbeeld bij uitdiensttreding). Tot slot mogen de zaken geen onderdeel uitmaken van een cafetariaregeling.

Cafetariaregeling

Bij een cafetariaregeling biedt de werkgever bepaalde zaken aan tegen inlevering van een deel van het brutoloon. Als een werkgever zo’n uitruil toepast voor een noodzakelijke voorziening, is de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen niet van toepassing.

Luxere uitvoering mobiele telefoon

In het voorbeeld van de Belastingdienst wil een werkgever een mobiele telefoon van € 600 aan zijn werknemer vergoeden. De mobiele telefoon is in principe een noodzakelijke voorziening waarvoor de gerichte vrijstelling kan gelden. Een werknemer besluit van de mogelijkheid gebruik te maken om een luxere uitvoering te kiezen en legt zelf € 400 bij uit zijn brutoloon. De werkgever wijst de telefoon aan als eindheffingsloon. Vraag is of de uitruil van het brutoloon verhindert dat de gerichte vrijstelling van toepassing is.

Vrijgesteld of niet?

Dit blijkt niet het geval. De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als het hele bedrag van de telefoon wordt uitgeruild met het brutoloon. Omdat echter alleen het meerdere van € 400 wordt uitgeruild, is de gerichte vrijstelling wel van toepassing op de vergoeding van € 600, op voorwaarde dat voldaan wordt aan de andere twee voorwaarden die gelden voor deze gerichte vrijstelling.

Vrije ruimte

De meerprijs van € 400 is niet gericht vrijgesteld, maar kan eventueel wel worden aangewezen  invalt wel in de vrije ruimte. Voor het aanwijzen in de vrije ruimte geldt wel de voorwaarde dat dit gebruikelijk is.

Is er geen vrije ruimte meer beschikbaar, dan moet de werkgever 80% eindheffing betalen over het bedrag van € 400.

Als u uw auto langere tijd niet gebruikt, kunt u het kenteken laten schorsen. Kan dit een naheffing motorrijtuigenbelasting opleveren als het een auto betreft waarvoor u gebruikmaakt van de overgangsregeling oldtimers (OVR) of een vrijgestelde auto en u de auto tóch gebruikt?

Kenteken schorsen

Als u van een auto het kenteken laat schorsen, mag u deze auto niet op de openbare weg gebruiken (ook niet parkeren). Het voordeel is dat u tijdens de schorsingsperiode geen mrb (motorrijtuigenbelasting) hoeft te betalen, de auto niet hoeft te laten keuren en te verzekeren. Schorsing komt vaak voor bij langdurige afwezigheid.

Overgangsregeling oldtimers (OVR)

Binnen de mrb bestaat een aparte regeling voor oldtimers die nog geen 40 jaar oud zijn. Voor deze auto’s betaalt u minder mrb. U mag dan echter met de auto in de maanden januari, februari en december geen gebruikmaken van de openbare weg.

Naheffing mogelijk?

De vraag is of een naheffing mrb mogelijk is als met een geschorste auto waarvoor gebruik wordt gemaakt van de OVR, toch gebruik wordt gemaakt van de weg. Bepalend hiervoor is in welke maand dit gebruik plaatsvindt. Is dit in de maanden april tot en met november, dan is geen naheffing mogelijk. De mrb moet namelijk al voor het kalenderjaar zijn betaald en teruggave bij schorsing is niet mogelijk. Omdat de mrb al voldaan is, is geen naheffing mogelijk. Dit is anders als de auto in de maanden januari, februari of december is gebruikt. Dan wordt namelijk niet voldaan aan de voorwaarden en is een naheffing wel mogelijk.

Vrijgesteld voertuig

Voor sommige voertuigen bestaat een vrijstelling van mrb. Dat zijn bijvoorbeeld oldtimers van 40 jaar en ouder, politieauto’s en vuilniswagens. Als een dergelijk voertuig geschorst is terwijl er wel gebruik wordt gemaakt van de weg, leidt dit volgens de Belastingdienst niet tot een naheffing mrb. Er is immers geen belasting verschuldigd. 
Alhoewel dit niet expliciet is bevestigd, lijkt dit ook te gelden voor nulemissieauto’s. Daarvoor is men in de basis immers ook geen mrb verschuldigd. Het is in deze situatie echter onduidelijkheid of een boete (€ 50) ook achterwege blijft.

Let op! De schorsing van een kenteken voorkomt dus de heffing van mrb. Maar de schorsing voorkomt niet per definitie de bijtelling voor privégebruik. Met een schorsing wordt de geldigheid van het kenteken tijdelijk opgeheven, maar de auto blijft in beginsel wel ter beschikking staan aan de berijder.

Met de vakantie in zicht en de zon in aantocht organiseren veel werkgevers voor hun personeel een bedrijfsuitje of gezellige bijeenkomst op kantoor. Wat zijn de mogelijkheden hiervoor binnen de werkkostenregeling dit jaar?

Wel of niet op de werkplek?

Voor het antwoord op die vraag is om te beginnen van belang waar de activiteit gehouden wordt. Vindt het bedrijfsuitje plaats op de werkplek – u organiseert bijvoorbeeld een borrel of barbecue in uw lunchruimte of op uw parkeerterrein dat hoort bij uw kantoor –, dan gelden andere regels dan als het bedrijfsuitje elders plaatsvindt.

Let op! De werkplek is een ruim begrip en omvat alle plekken die in verband met het verrichten van arbeid worden gebruikt waarvoor u als werkgever op grond van de Arbowet verantwoordelijk voor bent, zoals uw magazijn, kantine en parkeerterrein of fietsenstalling op het bedrijfsterrein.

Werkplek: consumpties vrij en maaltijd belast

Verstrekt u consumpties tijdens het feestje op de werkplek, zoals frisdrank of een biertje met wat borrelhapjes, dan zijn deze onbelast voor de loonheffingen. Verstrekt u tijdens uw personeelsfeestje echter ook een maaltijd, zoals een barbecue, dan is de maaltijd voor het normbedrag van € 3,90 (2024) per persoon belast voor de loonheffingen. Wilt u niet dat uw personeel zelf over die maaltijd belasting moet betalen, dan kunt u de maaltijd ook onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Let op! Of de maaltijd bij onderbrenging in de vrije ruimte van de WKR onbelast is, is afhankelijk van alle andere zaken die u hier in 2024 onderbrengt en de hoogte van de vrije ruimte. De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% van de loonsom tot € 400.000, plus 1,18% over het meerdere. Overschrijdt u de vrije ruimte, dan moet u 80% belasting betalen over het meerdere boven de vrije ruimte.

Niet op de werkplek: consumpties en maaltijden belast

Bij een bedrijfsuitje dat niet op de werkplek plaatsvindt, zoals een bezoekje aan bijvoorbeeld een pretpark of een barbecue bij een horecagelegenheid, is de waarde ervan volledig belast voor de loonheffingen. Dit betekent dat uw werknemer loonheffingen moet betalen over de kosten van entree, de consumpties, de maaltijd en de reis ernaartoe, als hiervoor bijvoorbeeld een bus wordt gehuurd. U moet dan uitgaan van het factuurbedrag inclusief btw.

Wilt u uw personeel hiervoor niet zelf belasten, dan kunt u ook de kosten van een dergelijk uitje onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Dit zal echter al snel in de papieren lopen, dus houdt hier de vrije ruimte goed in de gaten. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over de overschrijding.

Let op! Bij een uitje dat niet plaatsvindt op de werkplek, wordt een maaltijd belast tegen de werkelijke kosten en kunt u dus niet uitgaan van het normbedrag van € 3,90.

Kosten partners en kinderen werknemers

Mag uw personeel bij het bedrijfsuitje ook de partner of zelfs de kinderen meebrengen? Dan moet u bij een feestje op de werkplek waarbij ook een maaltijd verstrekt wordt, ook voor de partners en kinderen € 3,90 per persoon in aanmerking nemen voor de maaltijd. Betaalt de werknemer de loonheffing, dan wordt de € 3,90 voor de partner en de kinderen bij de werknemer meegenomen. Wijst u het feestje toe aan de vrije ruimte van de WKR, dan komt dus voor elke partner en kind ook € 3,90 ten laste van de vrije ruimte.

Vindt het bedrijfsuitje niet op de werkplek plaats, dan betaalt de werknemer ook loonheffing over het aandeel van de partner en kinderen in de kosten. Als u de kosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR, moet u alle kosten toewijzen. U mag dus niet de kosten van de partner en kinderen daarvan uitsluiten.

Dga

De dga die op de loonlijst van de werkmaatschappij staat, loopt gewoon mee in de hiervoor beschreven regels. Een dga is immers ook een werknemer.

Dat is anders voor de dga die in zijn holding op de loonlijst staat en via een managementovereenkomst door de holding te werk is gesteld in de werkmaatschappij. Voor deze dga hoeft de werkmaatschappij geen rekening te houden met € 3,90 voor de maaltijd van het feestje op de werkplek. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over deze € 3,90. De holding kan er ook voor kiezen deze € 3,90 onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.

Tip! Vindt het bedrijfsuitje plaats buiten de werkplek? Dan hoeft het aandeel van de dga die niet op de loonlijst van de werkmaatschappij staat niet meegenomen te worden in de werkmaatschappij. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over dit aandeel. Maar ook hier kan de holding ervoor kiezen dit aandeel onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.

Als u ten opzichte van uw werknemers uw verplichtingen niet of onvoldoende nakomt, kan het gevolg zijn dat u een schadevergoeding moet betalen. De vraag is of een dergelijke schadevergoeding belast is als loon?

Re-integratieplicht werkgever

In een zaak bij de rechtbank in Den Haag ging het om een werknemer die voor 80% arbeidsongeschikt was geraakt en als gevolg hiervan zijn dienstbetrekking verloor. De man stapte naar de rechter, omdat hij van mening was dat zijn werkgever ernstig tekort was geschoten ten aanzien van zijn re-integratieverplichtingen en eiste hiervoor een schadevergoeding.

Werknemer eist schadevergoeding

De rechter ging hierin mee en kende een schadevergoeding toe van € 50.000. Hiervan werd € 25.000 toegekend vanwege het gederfde inkomensverlies dat de man geleden had. De andere € 25.000 bestond uit immateriële schadevergoeding en vond zijn oorzaak in het leed dat de werknemer was aangedaan doordat de werkgever zijn re-integratieplichten vergaand had verzuimd.

Schadevergoeding belast of niet?

De werkgever had vervolgens over de gehele schadevergoeding loonheffing ingehouden. De werknemer was het hier niet mee eens en stapte andermaal naar de rechter. Die stelde dat als uitgangspunt geldt dat als loon belast wordt: ‘al hetgeen uit een dienstbetrekking wordt genoten’.

De rechter stelde echter ook vast dat de schadevergoeding die was toegekend als compensatie voor het toegebrachte leed, de immateriële schadevergoeding, niet als loon uit dienstbetrekking moest worden gezien. De conclusie was dan ook dat dit deel onbelast bleef. Per saldo was dus slechts de helft van de schadevergoeding belast.

Als uw werknemer voldoende zogenaamde jaar- en/of reserveringsruimte heeft, zijn betaalde premies voor een lijfrente in beginsel aftrekbaar. Maar geldt dat ook als u als werkgever, de premies namens uw werknemer rechtstreeks betaalt aan de lijfrenteaanbieder?

Betaling uit nettoloon

Heeft uw werknemer zelf een lijfrente afgesloten en spreekt u met hem/haar af dat u deze de premie betaalt? Als u de betaling van de lijfrentepremie inhoudt op het nettoloon van uw werknemer, kan uw werknemer de premie gewoon aftrekken van het inkomen in de aangifte inkomstenbelasting. Van belang is namelijk of de premie op uw werknemer ‘drukt’. Dat is hier het geval omdat u de betaling inhoudt op het nettoloon.

Let op! Voorwaarde voor aftrekbaarheid is wel dat de werknemer voldoende jaar- en/of reserveringsruimte heeft

Betaling via werkkostenregeling

Ook als u de premie betaalt en deze onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling door aanwijzing als eindheffingsloon, is de premie aftrekbaar voor uw werknemer. Door aanwijzing als eindheffingsloon, is dit brutoloon immers nettoloon geworden. Omdat u dit nettoloon niet aan uw werknemer uitbetaalt, drukt de premie ook in dit geval. Ook nu moet de werknemer voldoende jaar- en/of reserveringsruimte hebben. Verder moet het aanwijzen als eindheffingsloon wel ‘gebruikelijk’ zijn.

Betaling op andere wijze

Betaalt u de lijfrentepremie, maar houdt u dit bedrag niet in op het nettoloon of wijst u dit bedrag niet aan in de vrije ruimte? Dan vormt deze betaling voor uw werknemer brutoloon waarop u loonbelasting en premie volksverzekeringen moet inhouden.

Let op! Betaling van de premies uit het brutoloon door deze in aftrek te brengen op het brutoloon is dus niet toegestaan.

Verschil met pensioenpremie

Lijfrentepremies verschillen dus van pensioenpremies, omdat pensioenpremies in beginsel wél ten laste van het bruto-inkomen kunnen worden gebracht. Voor lijfrentepremies geldt dit echter niet.

De Belastingdienst stuurt vóór 1 augustus 2024 de beschikkingen Wtl 2023. Hierin is de hoogte van uw recht op LIV, jeugd-LIV en/of een LKV voor het jaar 2023 opgenomen. Als u het niet eens bent met de berekening hiervan, moet u binnen zes weken na dagtekening van de beschikking in bezwaar.

LIV 2023

U kan voor het jaar 2023 recht hebben op lage-inkomensvoordeel (LIV) voor een bedrag van € 0,49 per werknemer per verloond uur met een maximum van € 960 per werknemer per jaar. Voorwaarde is onder meer dat de werknemer in 2023 rond het minimumloon verdiende (gemiddeld per uur van minimaal € 12,04  tot en met maximaal € 15,06).

Tip! Er gelden nog meer voorwaarden. Alle voorwaarden voor het LIV vindt u hier.

Jeugd-LIV 2023

De hoogte van het jeugd lage-inkomensvoordeel (jeugd-LIV) voor het jaar 2023 is afhankelijk van de leeftijd van de werknemer.

Leeftijd op 31 december 2022	Per werknemer per uur	Maximaal per werknemer
18	€ 0,07	€ 135,20
19	€ 0,08	€ 166,40
20	€ 0,30	€ 613,60

Deze werknemers moesten in 2023 een gemiddeld uurloon hebben dat rond het minimumjeugdloon lag.

Tip! Er gelden nog meer voorwaarden. Alle voorwaarden en de uurloongrenzen voor het jeugd-LIV vindt u hier.

Let op!Het jeugd-LIV kunt u alleen nog voor het jaar 2023 krijgen. Vanaf 2024 is het jeugd-LIV afgeschaft.

LKV

U kon voor het jaar 2023 onder meer recht hebben op een loonkostenvoordeel (LKV) als u werkeloze oudere werknemers of arbeidsgehandicapte werknemers in dienst had. De hoogte van de verschillende LKV’s vindt u hier.

Tip! Er zijn nog meer werknemers waarvoor u mogelijk recht had op een LKV. Alle voorwaarden vindt u hier.

Beschikking Wtl 2023

Het LIV, jeugd-LIV en LKV voor het jaar 2023 worden pas in 2024 berekend en uitbetaald. Eerder ontving u van de Belastingdienst al een voorlopige berekening. Vóór 1 augustus 2024 ontvangt u van de Belastingdienst de beschikking Wtl 2023 met daarin de definitieve berekening. In de bijlage bij de beschikking vindt u de berekening die hieraan ten grondslag ligt.

Let op! Als de berekening naar uw mening niet klopt, kunt u bezwaar maken. Dit moet wel binnen zes weken na dagtekening van de beschikking gebeuren, dus wacht niet te lang.

Afrondingsverschillen

De beschikking is gebaseerd op de verloonde uren in uw aangiften loonheffingen. Controleer daarom de beschikking met de aangiften loonheffingen en niet met de uren in uw loonadministratie. Tussen de uren in uw loonadministratie en uw aangiften loonheffingen kunnen namelijk afrondingsverschillen zitten.

Let op! Alle correctieberichten die na 1 mei 2024 zijn ontvangen, zijn niet meer meegenomen in de definitieve berekening van uw rechten op LIV, jeugd-LIV en LKV voor het jaar 2023. Ontdekt u nu nog een fout in uw aangiften over 2023, dan moet u dit nog wel corrigeren met een correctiebericht.

De Corporate Sustainable Reporting Directive (CSRD) verplicht grote ondernemingen om te rapporteren over hun duurzaamheidsprestaties: niet alleen van de eigen onderneming, maar ook van hun partners in de waardeketen. Dus ook als u niet onder de CSRD-regels valt, komt u er via uw ketenpartners, leveranciers, opdrachtgevers of de bank toch mee in aanraking. Voor alle partijen een grote uitdaging, met als belangrijkste advies: begin op tijd met de eerste stappen. Bent u nog niet begonnen, dan luidt het dringende advies om nu te starten met de voorbereidingen.

Europa streeft naar een energieneutrale, duurzame economie in 2050 om de wereld leefbaar te houden voor volgende generaties. Daarvoor zijn allerlei maatregelen in werking gesteld, waaronder de nieuwe EU-wet, de Corporate Sustainable Reporting Directive (CSRD). Waar de een het ervaart als een last, ervaart de ander het juist als een kans. Duidelijk is dat grote bedrijven niet meer wegkomen met loze beloftes (greenwashing) en dus transparant moeten zijn over hun duurzaamheidsprestaties. Niet alleen terugblikkend, maar ook vooruitziend, concreet onderbouwd met data.

De controlegrenzen van de CSRD

Of uw bedrijf onder de CSRD-wetgeving valt, is vanaf boekjaar 2025 het geval als u voldoet aan twee van de drie criteria:
– Minimaal 250 fte personeelsleden
– Minimaal € 50 miljoen omzet
– Minimaal € 25 miljoen balanstotaal

Rapporteren volgens de ESRS

Als u CSRD-plichtig bent, dan betekent dit dat u moet gaan rapporteren over uw duurzame prestaties en wel volgens de standaarden van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). In totaal zijn er twaalf ESRS-standaarden met bijna 1200 datapunten.

De heel grote bedrijven, zoals Philips, Heijmans en NS, rapporteren dit jaar al volgens de CSRD. Voor de volgende groep geldt dat over boekjaar 2025 (zie tijdlijn). Dat lijkt nog ver weg, maar uit ervaring blijkt dat het inregelen van de CSRD wel één tot twee jaar in beslag neemt, afhankelijk van waar u staat in uw duurzame ontwikkeling, de mate van digitalisering en beschikbare mensen en middelen. Wanneer u hier als bedrijf in 2024 mee begint, dan kunt u al vergelijkingsdata laten zien in 2025 en in een ‘CSRD-light’-verslag laten zien dat u duurzaamheid serieus neemt. De stakeholders kunnen daar dan weer op reageren, zodat u in het eerste (CSRD-verplichte) jaar 2025 kunt aantonen dat u als bedrijf hierop al acteert en een nog ‘beter’ verslag hebt. Binnen de CSRD is er veel aandacht voor inzicht in risico’s en impact, het opstellen en beschikbaar maken van beleid, het stellen van doelen en het meten van vooruitgang. De standaarden richten zich daarbij niet enkel op de eigen onderneming. Ze vereisen ook dat bedrijven informatie uit en over hun waardeketen verzamelen en publiceren.

Van een breder perspectief naar focus op materiële onderwerpen

In totaal zijn er dus zo’n 1.200 datapunten waarover gerapporteerd kan worden. Gelukkig hoeft u niet over al die punten te rapporteren. Via de dubbele materialiteitsanalyse bepaal je welke ESG-thema’s (Environment, Social en Governance) het relevantst zijn voor jouw bedrijfsvoering en belanghebbenden (stakeholders). Per thema vereisen de standaarden beleid, actieplannen, doelen en prestaties.

De dubbele materialiteitsanalyse helpt u om focus aan te brengen op de (duurzame) thema’s die er echt toe doen. Dit gaat twee kanten op (vandaar het woord ‘dubbel’): welke impact heeft uw business op de wereld (bijvoorbeeld CO2-emissies, verlies van biodiversiteit, geluidsoverlast) en welke impact heeft de wereld op uw business (bijvoorbeeld locatie in een zero-emissiezone, watertekort of -overlast, personeelstekort door krappe arbeidsmarkt)? Het gaat dus om zowel de impactmaterialiteit (inside-out-benadering) als de financiële materialiteit (outside-in-benadering), waarbij een ESG-thema materieel is als het al aan een van de twee voldoet. 

Wie betrek je wel of niet

Om het bredere perspectief goed in kaart te brengen, is het van belang dat u weet wie uw belanghebbenden (stakeholders) zijn en over welke thema’s deze partijen geïnformeerd willen worden. Belanghebbenden zijn klanten, medewerkers, leveranciers, banken, maar denk ook aan de lokale leefomgeving, gemeente, media of belangenorganisaties. U bepaalt zelf wie u meeneemt in dit proces. De CSRD zegt ook niets over het aantal dat u moet raadplegen. Wat wel belangrijk is, is dat u de belanghebbenden die de meeste impact ondervinden van uw bedrijfsactiviteiten meeneemt in de analyse. Daarnaast is de keuze van wat u met welke stakeholders gaat bespreken ook belangrijk. Met je medewerkers gaat het bijvoorbeeld over de werk-privébalans, veiligheid, diversiteit & inclusiviteit en gelijke beloning. Met klanten gaat het bijvoorbeeld om de herkomst van producten en diensten, kinderarbeid of dierenleed, mogelijkheden om klachten te adresseren of hulp te krijgen, eerlijke marketing en communicatie. U kunt hiervoor een enquête uitsturen naar alle groepen stakeholders, maar je mag ook een interactieve sessie organiseren waarbij u het A4-blad met materiële onderwerpen (zie verderop) toetst.

Materiële onderwerpen verschillen per sector

Wat voor het ene bedrijf een materieel onderwerp is, doet er voor een ander bedrijf helemaal niet toe. Dit hangt af van uw bedrijfsmodel, kernactiviteiten en in welke sector je verkeert. Voor een bouwbedrijf is ‘fairtrade’-koffie in de koffieautomaat natuurlijk goed, maar niet materieel. In de bouw draait het om materialenpaspoorten van bouwmaterialen, circulair oogsten bij renovatieprojecten en/of over de CO2- en stikstofuitstoot bij nieuwbouwprojecten en om veiligheid en duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. Terwijl voor een bedrijf dat koffie produceert en verkoopt ‘eerlijke’ koffie wel degelijk een materieel onderwerp is. Verder geldt min of meer: hoe complexer de business, des te meer materiële onderwerpen en dus hoe uitdagender het kan zijn om daar in lijn met de CSRD over te rapporteren. Het goede nieuws is dat veel bedrijven al de nodige aandacht besteden aan duurzaamheidsaspecten. Als dat ook voor uw bedrijf het geval is, hoeft u gelukkig niet op ‘0’ te beginnen. 

Binnen nu en twee jaar worden vanuit de wetgeving (EFRAG) nog sectorspecifieke standaarden verwacht. Bovendien komen er proportionele standaarden voor de beursgenoteerde mkb-ondernemingen die ingaan vanaf boekjaar 2026 (afkorting: LSME). Mkb-ondernemingen zonder beursnotering kunnen ook vrijwillig gebruik gaan maken van de proportionele standaarden (afkorting: VSME). Deze standaarden zijn in concept beschikbaar. 

Nadat de materiële thema’s zijn vastgesteld, moet u per onderwerp risico’s en kansen inventariseren, beleid en acties beschrijven, doelen stellen en rapporteren over prestaties.

Hoe ziet het CSRD-proces eruit?

Het onderstaande proces biedt een overzicht voor bedrijven die toewerken naar de CSRD-verplichting en voor bedrijven die vrijwillig willen rapporteren over ESG-prestaties. 

De eerste stap in het proces, inventarisatie, gaat over de voorbereidingen. Hoe pakt u dat het beste aan? 

Zeven simpele stappen om snel te beginnen met de inventarisatie

1. Stel een team samen. Gezien de brede scope van CSRD en de ESG-impact die voortvloeit uit diverse activiteiten van uw bedrijf, is het samenstellen van een team met een gezonde mix van expertise en kennis vanuit verschillende hoeken van de organisatie vereist. Wijs daarnaast een collega aan die projectmanager is van het CSRD-project. Het is belangrijk dat deze collega voldoende statuur en invloed heeft binnen de organisatie. Dit is essentieel om de nodige veranderingen te bewerkstelligen om straks te kunnen voldoen aan de CSRD.
2. Beleg een kick-off waarbij onder andere kennis wordt gedeeld om het CSRD-team bekend te maken met de CSRD en de dubbele materialiteitsanalyse. Zorg dat het onderwerp CSRD een vast punt wordt op het managementoverleg om betrokkenheid van de directie en het managementteam te houden.
3. Oriënteer je door middel van externe bronnen. Lees bijvoorbeeld een paar jaarverslagen van organisaties binnen uw sector. Een goede bron om deze verslagen te vinden, is duurzaamheidsverslag.nl. Check ook de (dubbele) materialiteitsanalyse: welke materiële onderwerpen komen iedere keer terug en wat rapporteren ze daarover (doelstellingen, KPI’s en acties)? Ook brancheverenigingen bieden steeds vaker dit soort informatie aan. Zij beschouwen ook vaak trends, wetgeving en ontwikkelingen op landelijk niveau of zelfs op wereldschaal.
   Hierna begint u met het inventariseren van het bedrijfsprofiel, de waardeketen, de stakeholders en de huidige duurzaamheidsinitiatieven. 
4. Creëer een bedrijfsprofiel en maak duidelijk wat de toegevoegde waarde is voor belanghebbenden en de samenleving. U beschrijft met andere woorden uw organisatie en waar de impacts liggen. In dit bedrijfsprofiel geeft u inzicht in het bedrijfsmodel van de onderneming, welke producten worden geleverd, welke bronnen de onderneming daarvoor nodig heeft, welke reststromen de onderneming genereert en uiteindelijk welke waarde dat toevoegt. 
5. Breng de waardeketen in kaart. Het ESRS-raamwerk vereist echter niet alleen rapportage over de impacts van de eigen activiteiten van de organisatie, maar ook over de impacts die in de waardeketen worden veroorzaakt. Maak een schematische tekening van de waardeketen, beginnend met de directe partners (leveranciers, klanten) en werk vandaaruit de keten in beide richtingen verder uit. 
6. Stakeholders identificeren: weet wie uw belanghebbenden (stakeholders) zijn. U krijgt al een goed beeld van wie dit zijn en welke onderwerpen bij hen spelen door intern informatie op te halen. U kunt het ESRS-framework gebruiken als praatplaat. Wilt u weten wat er in de sector of bij concurrenten speelt? Ga dan in gesprek met uw verkopers of juist bij de inkopers. Wilt u weten wat er leeft onder de medewerkers? Maak een afspraak met HRM. Wilt u weten waar banken en investeerders naar vragen? Vraag het uw financieel directeur. Wilt u weten hoe de media over uw sector schrijft of welke duurzame thema’s steeds weer terugkomen? Check dan uw marketingcommunicatiemedewerker. Besluit welke stakeholders u meeneemt in de dubbele materialiteitsanalyse. Door de juiste stakeholders te betrekken bij het identificeren van relevante onderwerpen en prioriteiten, worden de belangen van zowel uw bedrijf als de samenleving beter vertegenwoordigd.
7. Inventariseer tot slot de huidige duurzaamheidsinitiatieven, waaronder certificeringen. Deze certificeringen hebben vaak al een directe link met de standaarden van de CSRD, de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Denk aan ISO 14001, de CO2-prestatieladder en Lean & Green voor bijvoorbeeld ESRS E1 Klimaatverandering. Analyseer welke onderwerpen door certificeringen al geraakt worden.

Als u deze stappen heeft doorlopen, bent u klaar voor de volgende fase in het proces naar een CSRD-rapportage: de dubbele materialiteitsanalyse. 

Zo ziet een dubbele materialiteitsanalyse eruit: voorbeeld Nationale Spoorwegen (NS)
De NS heeft de de materiële thema’s in het jaarverslag over 2023 met de stakeholders herijkt en vervolgens verrijkt met concrete doelen en resultaten. 

Draai het om: CSRD, wat kan ik ermee?

Natuurlijk is voldoen aan de CSRD een flinke klus, maar het komt er nu eenmaal aan en het gaat niet meer weg. Als u de CSRD eenmaal omarmd heeft, zult u zien dat het wel degelijk meerwaarde creëert voor uw bedrijf, bijvoorbeeld omdat u een breder beeld krijgt van wat er speelt in uw sector door in gesprek te gaan met verschillende stakeholders met verschillende belangen. En, waar u eerst twijfelde over duurzame investeringen omdat u daardoor duurder zou zijn dan concurrenten, kan het – door de transparantie waar de CSRD voor zorgt – juist nieuwe business genereren. Er is in ieder geval genoeg bewijs van koplopers die inmiddels een gezond duurzaam verdienmodel hebben ontwikkeld. Sterker nog, deze bedrijven komen gemakkelijker aan financiering (met een gunstige rente), hebben zeer gemotiveerd personeel en een sterke reputatie bij hun leveranciers en klanten. Zij weten hun relevantie aan te tonen en bieden meer kans op bedrijfsopvolging. Dus draai het om en zie het als een kans: CSRD, dit kan ik ermee!

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.

Er zijn plannen om grotere ondernemingen uitgebreider te laten rapporteren over duurzaamheid. Een algemene maatregel van bestuur en een wetsvoorstel hierover worden ingediend bij de Tweede en Eerste Kamer.

Geleidelijke invoering

De verplichte jaarlijkse rapportering zal in etappes worden ingevoerd. Grote beursgenoteerde ondernemingen, banken en verzekeraars met meer dan 500 medewerkers zullen als eerste aan de verplichting moeten voldoen en wel vanaf boekjaar 2024. Voor andere grote en beursgenoteerde ondernemingen volgt de verplichting in de jaren erna.

Welke items?

Het bestuursverslag met de rapportage zal betrekking moeten hebben op ecologische, sociale en werkgelegenheidszaken, maar ook mensenrechten en de bestrijding van corruptie en omkoping zullen er deel van moeten uitmaken. Het doel van de rapportage is het verkrijgen van inzicht in de gevolgen van het bedrijf op bovengenoemde gebieden en vice versa. 

Rol accountants

Accountants zullen een verklaring moeten afgeven over de rapportage, met in eerste instantie slechts een beperkte mate van zekerheid. Die zekerheid zal in de loop der tijd dienen toe te nemen. Aan het af kunnen geven van genoemde verklaringen zullen extra eisen worden gesteld. Ook dit wordt wettelijk geregeld. De Europese Commissie heeft daartoe regels opgesteld waaraan de rapportageverplichting dient te voldoen.

Let op! Het wetsvoorstel met de regels voor accountants wordt, voordat de behandeling in de Tweede en Eerste Kamer plaatsvindt, eerst nog voorgelegd aan de Raad van State. De algemene maatregel van bestuur met de rapportageverplichting gaat eerst naar de Tweede en Eerste Kamer en daarna naar de Raad van State.