nieuws

Als u een feest organiseert voor uw personeel, moet u er rekening mee houden dat dit mogelijk wordt aangemerkt als loon voor uw werknemers voor de loonheffingen. Of dat zo is, hangt af van de plek van het feest en welke keuzes u maakt.

Feest op de zaak

Organiseert u een feest op de zaak, dan is dat over het algemeen voor de loonheffingen de goedkoopste optie. Voor drinken en borrelhapjes, eventuele huur van tafels en stoelen of de kosten van een optreden van een band hoeft u namelijk niets tot het loon van uw werknemers voor de loonheffingen te rekenen.

Let op! Als op het feest ook een maaltijd genuttigd wordt, moet u in 2025 wel € 3,95 per maaltijd tot het loon van de werknemer rekenen. Neemt de werknemer ook zijn partner mee, dan telt u 2 x € 3,95 tot het loon van uw werknemer.

Werkkostenregeling

Meestal kiezen werkgevers er echter voor om het maaltijdforfait aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). De werknemers betalen dan geen belasting hierover. U als werkgever misschien wel, maar dat is afhankelijk van de hoogte van de vrije ruimte en de overige eindheffingsloonbestanddelen die in 2025 aangewezen worden in die vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over de overschrijding.

Feest elders

Organiseert u het feest elders, bijvoorbeeld in een bar of restaurant, dan vormen alle kosten die u maakt loon voor uw werknemers voor de werkelijke kosten. U kunt de maaltijd dan dus niet ‘afkopen’ voor € 3,95 per werknemer. Ook de kosten voor bijvoorbeeld een band die u dan inhuurt, vormen loon voor uw werknemers.

Tip!Houdt u een feest elders, dan kunt u ervoor kiezen om de kosten aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Uw werknemers betalen dan geen belasting en u betaalt alleen belasting als u in 2025 uw vrije ruimte overschrijdt.

Let op! Om aan te kunnen wijzen als eindheffingsloon moeten de kosten overigens wel gebruikelijk zijn. Maakt u ongebruikelijke kosten die een vergelijkbare werkgever niet zou maken voor vergelijkbare werknemers, dan kan de Belastingdienst met een beroep op de gebruikelijkheidstoets de aanwijzing in de vrije ruimte weigeren.

Op veel plaatsen in Nederland moet betaald worden voor het parkeren van uw auto. Er hoeft echter niet betaald te worden als er sprake is van laden en lossen, in plaats van parkeren. In een arrest van de Hoge Raad heeft deze beslist dat per parkeeractie bekeken moet worden of hiervan sprake is.

Laden / lossen

In het verleden is al beslist dat onder laden en lossen wordt verstaan: “het bij voortduring in- of uitladen van zaken van enige omvang of gewicht, onmiddellijk nadat het voertuig tot stilstand is gebracht en gedurende de tijd die daarvoor nodig is”. Daarbij moeten deze zaken een dusdanige omvang of gewicht hebben dat ze niet of moeilijk anders dan per auto gehaald of gebracht kunnen worden. 

Pakketbezorger

In bovengenoemd arrest van de Hoge Raad handelde het om een bezorger van groente- en fruitpakketten. De bezorger had tijdens het laden en lossen van de pakketten geen parkeerbelasting betaald en twee naheffingen parkeerbelasting gekregen. Daarop stapte de bezorger naar de rechter.

Soms ook anders dan per auto mogelijk?

De zaak kwam voor bij het gerechtshof in Den Haag. Die besliste dat er sprake was van laden en lossen en dat er dus geen parkeerbelasting verschuldigd was. Het Hof baseerde dit onder meer op het feit dat door de bezorger meerdere pakketten bezorgd werden en dat er ook lege verpakkingen retour werden genomen. Dat dit in sommige gevallen ook anders dan per auto had gekund, was volgens het Hof niet van belang. 

Hoge Raad: oordelen per parkeeractie

Deze laatste zienswijze van het Hof is volgens de Hoge Raad onjuist. Of er door de pakketbezorger meerdere pakketten bezorgd worden of nog bezorgd moeten worden, is niet van belang. Er moet per parkeeractie bekeken worden of aan de eisen inzake laden en lossen wordt voldaan, aldus de Hoge Raad.

Bewijslast

De Hoge Raad verwijst de zaak naar het Hof Amsterdam. Hier zal onderzocht moeten worden of bij de betreffende parkeeracties waarbij een naheffing parkeerbelasting werd opgelegd, sprake was van laden en lossen. De bewijslast hiervoor ligt bij de pakketbezorger.

Voor WSW’ers die u detacheert bij een reguliere werkgever, gebruikt u vanaf 2025 in uw aangifte loonheffingen code aard arbeidsverhouding 22.

WSW

Via de Wet sociale werkvoorziening (WSW) kunnen mensen met een handicap met aanpassingen en begeleiding werken in de sociale werkvoorziening of met subsidie bij een reguliere werkgever. De WSW geldt alleen voor mensen die op 31 december 2014 al een WSW-indicatie hadden en op die datum al werkten in de sociale werkvoorziening of bij een reguliere werkgever.

Code aangifte loonheffingen

De afgelopen jaren mochten bedrijven in de sociale werkvoorziening ook code 21 gebruiken in de aangifte loonheffingen als ze in hun administratie nog geen onderscheid maakten tussen code 21 en code 22. Vanaf 2025 mag dat dus niet meer en moeten zij voor een reguliere werkgever gedetacheerde WSW’er code 22 gebruiken.

Het kabinet overweegt het hoge btw-tarief van 21% te verhogen naar 21,4%. De verhoging is één van de opties om dekking te vinden voor het tekort van € 1,2 miljard dat ontstond toen besloten werd de btw op sport, cultuur en boeken niet te verhogen.

Hoge btw-tarief

Het hoge btw-tarief van 21% geldt voor de meeste goederen en diensten. Voor een beperkte groep is het lage btw-tarief van 9% van toepassing, zoals voor de meeste levensmiddelen.

Andere opties

Staatssecretaris Van Oostenbruggen zal op korte termijn de Tweede Kamer meerdere opties aanbieden om het gat op de begroting te dekken.

Naast de bovengenoemde verhoging is een andere optie die overwogen zou worden een uniformering van beide btw-tarieven. De tarieven van 9 en 21% en zouden dan vervangen worden door één tarief van 17 à 18%. Dit zou € 1,3 miljard opleveren.

Nog een mogelijkheid die wordt aangedragen is het verhogen van het lage btw-tarief van 9% naar 21% voor een beperkte groep goederen en diensten.

Weerstand

De verwachting is dat een verhoging van het hoge of het lage btw-tarief op flinke weerstand zal stuiten vanuit de diverse sectoren, maar ook vanuit de politiek.

De voorlopige forfaits voor het rendement van banktegoeden en schulden in box 3 voor 2025 zijn bekend. De Belastingdienst gebruikt deze forfaits voor het berekenen van de voorlopige aanslag inkomstenbelasting 2025.

Geen werkelijk rendement in voorlopige aanslag

Bij het berekenen van de voorlopige aanslag houdt de Belastingdienst geen rekening met uw werkelijke rendement in 2025. Door verschillende uitspraken van de Hoge Raad in 2024 moet de Belastingdienst uw box 3-heffing vaststellen op basis van uw werkelijke rendement als dit lager is dan de box 3-heffing berekend op grond van de forfaitaire rendementspercentages. Het werkelijke rendement kan echter pas na afloop van 2025 berekend worden.

Let op! De Hoge Raad heeft in de verschillende uitspraken ook aanwijzingen gegeven over de wijze waarop uw werkelijke rendement berekend moet worden. Houd er rekening mee dat wat u verstaat onder werkelijk rendement wellicht anders is dan de invulling die de Hoge Raad daaraan geeft. Zo rekent de Hoge Raad bijvoorbeeld ook waardestijgingen tot uw werkelijke rendement en mag u bijvoorbeeld geen kosten in aftrek brengen.

Voorlopige en definitieve forfaits 2025

Bij het berekenen van uw box 3-heffing in de voorlopige aanslag IB 2025 rekent de Belastingdienst met een voorlopig vastgesteld forfaitair rendement van 1,44% voor banktegoeden en 2,62% voor schulden. Het definitieve forfaitaire rendement voor banktegoeden en schulden worden pas begin 2026 bekendgemaakt.

Voor alle overige bezittingen in box 3 is het forfaitaire rendement voor 2025 wel al definitief vastgesteld. Dit bedraagt in 2025 5,88%.

Ondernemers kunnen de subsidie Demonstratie Energie- en Klimaatinnovatie (DEI+) vanaf 28 januari 2025 weer aanvragen. Met behulp van de subsidie kunnen plannen getest worden, gericht op het verminderen van energieverbruik of CO2-uitstoot.

Thema’s

De te subsidiëren innovaties kunnen betrekking hebben op onderstaande thema’s:

• Energie- en klimaatinnovaties: voor innovatieve projecten in de industrie, elektriciteitssector en gebouwde omgeving, zoals hernieuwbare energie, CO2-afvang, waterstof of flexibele energie-infrastructuur.
• Vergassing van reststromen: voor het omzetten van reststromen in groen gas, methanol, transportbrandstoffen, chemicaliën of syngas voor industrieel gebruik.
• Aardgasloze gebouwde omgeving: voor het zonder aardgas maken van woningen, woongebouwen, gebouwen zonder woonfunctie (utiliteitsbouw) of wijken.
• Circulaire economie: voor het recyclen van materialen of het geschikt maken van installaties voor gerecycled materiaal of voor het inzetten van grondstoffen die afkomstig zijn van biomassa.

Vooraf toetsen mogelijk

U kunt vooraf eventueel uw innovatieve ideeën laten testen. Op deze manier kunt u ook feedback krijgen over uw plannen, de haalbaarheid en de kans op succes ervan inschatten. Ook kan men u informeren of er wellicht nog andere subsidiemogelijkheden zijn voor uw ideeën.

Budget

Voor de DEI+ is voor deze aanvraagperiode in totaal € 390 miljoen aan subsidie beschikbaar. Dit is € 65 miljoen meer dan vorig jaar.

Aanvragen

U kunt de subsidie DEI+ aanvragen bij RVO.nl. De subsidie is aan te vragen vanaf 28 januari 2025 9.00 uur tot en met 28 augustus 2025 17.00 uur. Aanvragen kan alleen met behulp van eHerkenning niveau eH3.

Tip! U kunt zich aanmelden voor een gratis webinar van de RVO waar alles over de DEI+-subsidie wordt uitgelegd.

De staatssecretaris van Financiën heeft laten weten dat hij van plan is om het wetsvoorstel voor een nieuw box 3-stelsel ongewijzigd aan de Tweede Kamer aan te bieden. In december 2024 adviseerde de Raad van State nog om dit wetsvoorstel aan te passen.

Beste optie

Eind 2024 werd nog bekend dat de invoering van een nieuw box 3-stelsel was uitgesteld naar 2028. Daaraan voorafgaand had de Raad van State een negatief advies uitgebracht over het wetsvoorstel voor dit nieuwe box 3-stelsel: de Wet werkelijk rendement box 3. De staatssecretaris heeft nu laten weten dat het kabinet dit wetsvoorstel echter toch de beste optie vindt.

Let op! Voor invoering per 2028 is het wel noodzakelijk dat het wetsvoorstel uiterlijk 15 maart 2026 door de Tweede Kamer is aangenomen.

Wetsvoorstel Wet werkelijk rendement box 3

Met het wetsvoorstel Wet werkelijk rendement box 3 wordt vanaf – beoogd – 2028 het werkelijke rendement in box 3 belast. Dit rendement betreft zowel het directe rendement (denk aan rente, huur en dividend na aftrek van kosten), als wel het indirecte rendement (de positieve én negatieve waardeontwikkeling van het vermogen).

Hoofdregel voor het belasten van de waardeontwikkeling is in het wetsvoorstel een vermogensaanwasbelasting, waarbij zowel gerealiseerde als ongerealiseerde waardeontwikkelingen meegenomen worden. Alleen voor onroerende zaken en aandelen in startups is in het wetsvoorstel een vermogenswinstbelasting voorgesteld. De waardeontwikkeling van deze vermogensbestanddelen wordt dan alleen meegenomen bij realisatie, bijvoorbeeld bij verkoop.

Als ondernemer kunt u onder voorwaarden uw privéwoning als ondernemingsvermogen aanmerken als u deze ook zakelijk gebruikt. Maar wat zijn de gevolgen als u de woning na een echtscheiding niet meer, of nog maar deels, voor uw bedrijf gebruikt?

Heretikettering

Als u een bedrijfsmiddel deels privé en deels zakelijk gebruikt, kunt u het onder voorwaarden tot uw privévermogen rekenen, tot uw ondernemingsvermogen, of gedeeltelijk tot uw privé en gedeeltelijk tot uw ondernemingsvermogen. Op een eenmaal gemaakte keuze kunt u niet zomaar terugkomen. Hiervoor moet sprake zijn van bijzondere omstandigheden.

Echtscheiding bijzondere omstandigheid?

In een zaak waarbij sprake was van echtscheiding, voerde de ondernemer (eenmanszaak)  aan dat het feit dat hij de woning niet langer privé gebruikte, maar nog wel deels zakelijk, voldoende was om deze te kunnen heretiketteren. Het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden stelde vast dat de man na zijn vertrek uit de woning een appartement had gekocht en stelde daarnaast vast dat, nu de man niet meer in de voormalige eigen woning woonde, heretikettering van deze woning inderdaad was toegestaan.

Zakelijkheid aantonen

Het Hof stelde echter ook vast dat desondanks de zakelijkheid van de woning dan wel aangetoond moest worden. De ondernemer slaagde hierin echter niet. Volgens het Hof was het uiteindelijk niet aannemelijk dat de woning van de inmiddels ex-partner nog steeds zakelijk werd gebruikt. Bovendien woonde de ex-partner van de man nog in de woning samen met hun drie kinderen en was het volgens het Hof ook niet aannemelijk dat zij de werkkamer niet ook deels gebruikten. 

De conclusie was dan ook dat de zakelijkheid van de werkkamer niet was aangetoond, zodat deze niet als ondernemingsvermogen kon worden aangemerkt.

Wat zijn de mogelijkheden voor werkgever en werknemer om flexibel en plaatsonafhankelijk te werken? En wat betekent dat voor de reiskostenvergoeding, de thuiswerkvergoeding en bijvoorbeeld de arbovoorzieningen? Hoe kunt u hybride werken fiscaal vriendelijk inkleden? Kortom, welke regels gelden er voor u als werkgever en voor uw personeel?

Wet flexibel werken

Bij hybride werken is allereerst de Wet flexibel werken (Wfw) van belang. De Wfw geeft werknemers niet alleen het recht de werkgever te verzoeken de arbeidsduur aan te passen, ook kunnen ze een verzoek doen tot aanpassing van de arbeidsplaats en van de werktijden. In deze wet staan de volgende definitiebepalingen:

• arbeidsduur: het aantal overeengekomen uren waaruit een werkweek of een anderszins overeengekomen werkperiode van de werknemer bestaat;
• arbeidsplaats: iedere overeengekomen plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt of pleegt te worden gebruikt door de werknemer;
• werktijd: de overeengekomen tijdstippen op een werkdag of een anderszins overeengekomen tijdvak waarop of waarbinnen de werknemer werkzaam is.

Aanpassen van duur, tijd en plaats

Wat betreft het aanpassen van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd gelden de volgende voorwaarden:

• de werknemer moet behoudens onvoorziene omstandigheden minimaal 26 weken in dienst zijn. Voor de berekening van de termijn van 26 weken worden perioden waarin arbeid wordt verricht, die elkaar opvolgen met een onderbreking van niet meer dan zes maanden, samengeteld;
• de aanvraag moet de werknemer ten minste twee maanden voor de beoogde ingangsdatum schriftelijk bij de werkgever indienen;
• uit dit verzoek moet onder meer de omvang van de aanpassing blijken, de ingangsdatum en de beoogde spreiding van het aantal uren over de week;
• het verzoek hoeft niet gemotiveerd te worden.

Als werkgever dient u vervolgens in overleg te treden met uw werknemer over diens wens tot aanpassing. Uiterlijk één maand voor de beoogde ingangsdatum moet u schriftelijk op het verzoek reageren.

De werknemer kan, behoudens onvoorziene omstandigheden, een jaar nadat u als werkgever een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd heeft ingewilligd of afgewezen, opnieuw een verzoek indienen. Deze termijn geldt echter niet voor ouders van kinderen tot 8 jaar en mantelzorgers. Verder is de wettelijke regeling ten aanzien van ouders van kinderen tot 8 jaar en mantelzorgers ook van toepassing op werkgevers met minder dan 10 medewerkers.

Sinds 2 augustus 2022 zijn de regels omtrent een aanpassing van arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijd gewijzigd voor een medewerker die:

1. ouder is van een kind in de leeftijd tot acht jaar;
2. zorg draagt voor de verzorging van een persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof, die levensbedreigend ziek is; of
3. zorg draagt voor de noodzakelijke verzorging van een persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof, die ziek of hulpbehoevend is.

Verder kan vanaf dat moment ook een AOW-gerechtigde medewerker voor wie een van de drie hierboven genoemde situaties geldt een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur indienen.

Aanpassing arbeidsplaats

Voor de afwijzing van een verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats, ligt de lat echter minder hoog. Er is alleen een ‘right to ask’ voor uw werknemer en ‘a duty to consider’ voor u als werkgever in de wet opgenomen. Bij een afwijzing van het verzoek moet u wel in overleg treden met de werknemer. Tevens zult u de afwijzing van het verzoek schriftelijk moeten motiveren.
U kunt uw beslissing tot aanpassing herzien bij nieuw opgekomen belangen ten aanzien van de arbeidsplaats. Voorafgaand aan de herziening moet u wel met de werknemer het gesprek hierover aangaan. De uiteindelijke herziening van de oorspronkelijke beslissing moet u gemotiveerd en schriftelijk aan de werknemer meedelen.

Let op! Deze bepalingen ten aanzien van de arbeidsplaats, arbeidsduur en werktijd gelden niet voor werkgevers die minder dan tien werknemers in dienst hebben. Ook kan in een cao worden afgeweken van de wet. Heeft de cao hierover niets geregeld of is er geen cao van toepassing, dan kan de werkgever met schriftelijke overeenstemming van de ondernemingsraad (or) (of personeelsvertegenwoordiging) afwijken van de wet voor een periode van maximaal 5 jaar.

Aanpassing arbeidsduur en/werktijd

Een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur en/of de werktijd mag u alleen afwijzen op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Het betreft dus een geclausuleerd verlofrecht. De lat hierbij ligt hoog voor u als werkgever.

Arbeidsomstandigheden

U heeft als werkgever op grond van het Burgerlijk Wetboek een algemene zorgplicht voor de arbeidsomstandigheden van uw werknemers. Ook in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit) is deze zorgplicht terug te vinden.

Wat niet?

In het kader van de Arbowetgeving valt thuiswerken onder het begrip ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Deze kwalificatie zorgt ervoor dat voor thuiswerken een verlicht arboregime van toepassing is. Dit betekent concreet dat bepaalde arboverplichtingen niet van toepassing zijn. Zo heeft u geen verplichtingen ten aanzien van zaken als toiletten, nooduitgangen, ventilatie en temperatuur.

Wat wel?

Volgens het Arbobesluit moet de inrichting van de werkruimte aan de volgende eisen voldoen:

• De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.
• In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

Hiervoor kunt u voorzieningen of hulpmiddelen voor de inrichting van de thuiswerkplek ter beschikking stellen. Denk hierbij aan zaken als een laptophouder, een muis en/of een los toetsenbord. Dergelijke kosten, die betrekking hebben op het voldoen aan de arboverplichtingen, zijn voor rekening van u als werkgever. De door uw werknemer zelfgemaakte kosten kunnen – mits hierover vooraf afspraken zijn gemaakt met u – bij u worden gedeclareerd. U moet een werkplek en kunstverlichting ter beschikking stellen, tenzij de werknemer daar zelf al over beschikt.

In het arbeidsomstandighedenbeleid dat u op grond van de Arbowet moet voeren, moet u aandacht besteden aan thuiswerken. Dit neemt u op in uw risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en eventueel in het daaraan gekoppelde plan van aanpak.

Thuiswerken in uw arbobeleid

In een speciale thuiswerkregeling als onderdeel van het arbeidsomstandighedenbeleid kunt u onder meer aangeven voor welke functies binnen de organisatie de mogelijkheid bestaat over te gaan tot thuiswerken en welke eisen er worden gesteld aan de inrichting van de thuiswerkplek. Het faciliteren van thuiswerken kan dan nader geregeld worden in een door werkgever en werknemer te ondertekenen thuiswerkovereenkomst. Hierin worden zaken geregeld als het aantal dagen waarop de werknemer thuiswerkt, de bereikbaarheid van de werknemer en de terbeschikkingstelling van de benodigde apparatuur.

Instemming or

Aangezien een thuiswerkregeling of een thuiswerkbeleid onderdeel vormt van het arbeidsomstandighedenbeleid, heeft de OR  hierover een instemmingsrecht.

Arbeidstijden

Zowel de Arbeidstijdenwet (Atw) als de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) bepalen dat u als werkgever moet bijhouden hoeveel uren werknemers werken. U moet het volgende registreren:

• de starttijd;
• de eindtijd;
• de tussenliggende pauzes en
• de identiteit van de werknemer.

U mag zelf weten op welke wijze u aan deze registratieplicht voldoet. De wijze van registreren is dus vormvrij.

Genoemde verplichting geldt niet voor werknemers die meer dan drie keer het wettelijk minimumloon verdienen. De registratieverplichting geldt ook voor werknemers die thuiswerken. U kunt via een speciaal softwareprogramma de werknemer vragen zijn werktijd te registreren. De verantwoordelijkheid wordt hierdoor bij uw werknemer gelegd. Het voordeel is dat er betrekkelijk weinig inbreuk wordt gemaakt op de privacy van de werknemer. U kunt ook gebruikmaken van proactieve software die zelf bijhoudt wanneer de werknemer werkt. Van belang is dat de software bijhoudt wanneer er sprake is van werktijd en wanneer er sprake is van privétijd. Het risico bestaat dat er te veel inbreuk wordt gemaakt op het recht op privacy van de werknemer. Wordt de registratieverplichting niet nageleefd, dan kan aan u als werkgever een bestuurlijke boete worden opgelegd.

Let op! Er geldt een bewaarplicht van minimaal een jaar van de gegevens.

Let op! Aangezien hier sprake is van een werktijdregeling, geldt dat de OR een instemmingsrecht heeft.

Handhaving

De Nederlandse Arbeidsinspectie toetst op de naleving van de zorgplicht van de werkgever en kan handhavend optreden.

Wat is er fiscaal geregeld?

Thuiswerkvergoeding

Werknemers die thuiswerken, maken veelal extra kosten. Denk aan kosten voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding kunt u dergelijke extra uitgaven van thuiswerkers compenseren. Het geven van een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, maar kan onderdeel uitmaken van een cao.

U mag werknemers die thuiswerken in 2025 een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 2,40  (2024: € 2,35 per dag). Dit geldt ook als werknemers maar een deel van de dag thuiswerken. Kiest u ervoor meer dan € 2,40 per dag te vergoeden, dan is het meerdere belastbaar. De onbelaste vergoeding is vrijgesteld en komt ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Let op! De vrijgestelde vergoeding van € 2,40  per dag is gedeeltelijk slechts beperkt aftrekbaar. Een deel van de vergoeding wordt namelijk aangemerkt als een vergoeding voor gemengde kosten, zoals koffie. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting is dit deel van de vergoeding in beginsel voor 80% aftrekbaar, voor ondernemers in de vennootschapsbelasting in beginsel voor 73,5%.

Het is mogelijk met uw werknemer een vaste vergoeding overeen te komen op basis van het aantal verwachte thuiswerkdagen per week. Dit is administratief minder bewerkelijk. U moet kiezen welke van de twee vergoedingen wordt toegepast:

1. óf de thuiswerkkostenvergoeding,
2. óf de reiskostenvergoeding van € 0,23 km.

Een combinatie van een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten woon-werkverkeer is mogelijk op basis van de 214-werkdagenregeling, die pro rata moet worden toegepast als er structureel (gedeeltelijk) wordt thuisgewerkt. Deze vergoeding moet schriftelijk worden vastgelegd.

Voorbeeld
Een werknemer met een vijfdaagse werkweek werkt 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 25 km. De gecombineerde vergoeding wordt dan als volgt berekend:

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding: (3/5 x 214 x 50 kilometer x € 0,23)/12 = € 123,05 per maand
Onbelaste thuiswerkvergoeding: (2/5 x 214 x € 2,4035 ) /12 = € 17,12  per maand

Verplichte rapportage

Werkgevers met 100 of meer werknemers zijn verplicht uiterlijk 30 juni 2025 te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van hun werknemers in 2024. Deze verplichting maakt onderdeel uit van de Omgevingswet van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. De verplichting staat bekend onder de naam ‘Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’, afgekort WPM.

Let op! Voor de grens van 100 of meer werknemers moeten de werknemers van alle vestigingen (van een onderneming of rechtspersoon) bij elkaar worden opgeteld. Hierbij tellen alleen werknemers mee die een arbeidsovereenkomst hebben en minimaal 20 uur betaald werk per maand verrichten. Ingehuurde gedetacheerden en uitzendkrachten tellen niet mee.

In een handreiking van RVO staat welke gegevens u moet bijhouden. Dit zijn bijvoorbeeld het totaalaantal kilometers dat uw werknemer heeft afgelegd voor zakelijk verkeer en woon-werkverkeer, maar ook het jaartotaal aan kilometers, verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

Vergoeding inrichting thuiswerkplek

U kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel, een computer of een telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.

Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR, de volgende gerichte vrijstellingen:

• arbovoorzieningen op grond van de wet;
• gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of uw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.
Als voldaan is aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing:

• de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte;
• de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
• de arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en
• de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan eerdergenoemde eisen van het Arbobesluit.

Let op! Sinds 2022 zijn stoelmassages buiten de werkplek en cursussen ‘Stoppen met roken’ niet meer gericht vrijgesteld. Dit betekent dat deze niet meer als zodanig onbelast vergoed mogen worden. Onderbrengen in de vrije ruimte is nog wel mogelijk.

Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in eventueel beschikbare vrije ruimte worden ondergebracht.

De werknemer kan kiezen voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening. In die situatie betaalt hij voor de meerprijs een eigen bijdrage uit het nettoloon. De gerichte vrijstelling voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt, blijft van toepassing.

Noodzakelijkheidscriterium

ICT-middelen, mobiele communicatiemiddelen e.d. op de thuiswerkplek zijn gericht vrijgesteld indien:

• de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium);
• de voorziening geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling;
• de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u als werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking;
• de noodzakelijke voorziening volledig door u als werkgever wordt betaald en de kosten dus niet worden doorberekend aan de werknemer; de kosten van een eventueel duurdere uitvoering mag u wel doorberekenen.

Binnen een cafetariaregeling betaalt een werknemer door inlevering van bruto loon zelf mee aan vergoedingen of voorzieningen. Om die reden is de vrijstelling  voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet van toepassing. Bij de keuze van uw werknemer voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening kan de meerprijs wel in de cafetariaregeling worden meegenomen en dus worden uitgeruild met het brutoloon. Dit heeft alleen zin wanneer deze meerprijs aanwijst als eindheffingsloon.  Daarbij moet u wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is niet van toepassing op de meerprijs.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze Advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de Advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.

De Corporate Sustainable Reporting Directive (CSRD) verplicht grote ondernemingen om te rapporteren over hun duurzaamheidsprestaties: niet alleen van de eigen onderneming, maar ook van hun partners in de waardeketen. Dus ook als u niet onder de CSRD-regels valt, komt u er via uw ketenpartners, leveranciers, opdrachtgevers of de bank toch mee in aanraking. Voor alle partijen een grote uitdaging, met als belangrijkste advies: begin op tijd met de eerste stappen. Bent u nog niet begonnen, dan luidt het dringende advies om nu te starten met de voorbereidingen.

Europa streeft naar een energieneutrale, duurzame economie in 2050 om de wereld leefbaar te houden voor volgende generaties. Daarvoor zijn allerlei maatregelen in werking gesteld, waaronder de nieuwe EU-wet, de Corporate Sustainable Reporting Directive (CSRD). Waar de een het ervaart als een last, ervaart de ander het juist als een kans. Duidelijk is dat grote bedrijven niet meer wegkomen met loze beloftes (greenwashing) en dus transparant moeten zijn over hun duurzaamheidsprestaties. Niet alleen terugblikkend, maar ook vooruitziend, concreet onderbouwd met data.

De controlegrenzen van de CSRD

Of uw bedrijf onder de CSRD-wetgeving valt, is vanaf dit boekjaar (2025) het geval als u voldoet aan twee van de drie criteria:
– Minimaal 250 fte personeelsleden
– Minimaal € 50 miljoen omzet
– Minimaal € 25 miljoen balanstotaal

Rapporteren volgens de ESRS

Als u CSRD-plichtig bent, dan betekent dit dat u moet gaan rapporteren over uw duurzame prestaties en wel volgens de standaarden van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). In totaal zijn er twaalf ESRS-standaarden met bijna 1200 datapunten.

De heel grote bedrijven, zoals Philips, Heijmans en NS, rapporteren al volgens de CSRD. Voor de volgende groep geldt dat over dit boekjaar (2025, zie tijdlijn). Dat lijkt nog ver weg, maar uit ervaring blijkt dat het inregelen van de CSRD wel één tot twee jaar in beslag neemt, afhankelijk van waar u staat in uw duurzame ontwikkeling, de mate van digitalisering en beschikbare mensen en middelen. Binnen de CSRD is er veel aandacht voor inzicht in risico’s en impact, het opstellen en beschikbaar maken van beleid, het stellen van doelen en het meten van vooruitgang. De standaarden richten zich daarbij niet enkel op de eigen onderneming. Ze vereisen ook dat bedrijven informatie uit en over hun waardeketen verzamelen en publiceren.

Van een breder perspectief naar focus op materiële onderwerpen

In totaal zijn er dus zo’n 1.200 datapunten waarover gerapporteerd kan worden. Gelukkig hoeft u niet over al die punten te rapporteren. Via de dubbele materialiteitsanalyse bepaal je welke ESG-thema’s (Environment, Social en Governance) het relevantst zijn voor jouw bedrijfsvoering en belanghebbenden (stakeholders). Per thema vereisen de standaarden beleid, actieplannen, doelen en prestaties.

De dubbele materialiteitsanalyse helpt u om focus aan te brengen op de (duurzame) thema’s die er echt toe doen. Dit gaat twee kanten op (vandaar het woord ‘dubbel’): welke impact heeft uw business op de wereld (bijvoorbeeld CO2-emissies, verlies van biodiversiteit, geluidsoverlast) en welke impact heeft de wereld op uw business (bijvoorbeeld locatie in een zero-emissiezone, watertekort of -overlast, personeelstekort door krappe arbeidsmarkt)? Het gaat dus om zowel de impactmaterialiteit (inside-out-benadering) als de financiële materialiteit (outside-in-benadering), waarbij een ESG-thema materieel is als het al aan een van de twee voldoet. 

Wie betrek je wel of niet

Om het bredere perspectief goed in kaart te brengen, is het van belang dat u weet wie uw belanghebbenden (stakeholders) zijn en over welke thema’s deze partijen geïnformeerd willen worden. Belanghebbenden zijn klanten, medewerkers, leveranciers, banken, maar denk ook aan de lokale leefomgeving, gemeente, media of belangenorganisaties. U bepaalt zelf wie u meeneemt in dit proces. De CSRD zegt ook niets over het aantal dat u moet raadplegen. Wat wel belangrijk is, is dat u de belanghebbenden die de meeste impact ondervinden van uw bedrijfsactiviteiten meeneemt in de analyse. Daarnaast is de keuze van wat u met welke stakeholders gaat bespreken ook belangrijk. Met je medewerkers gaat het bijvoorbeeld over de werk-privébalans, veiligheid, diversiteit & inclusiviteit en gelijke beloning. Met klanten gaat het bijvoorbeeld om de herkomst van producten en diensten, kinderarbeid of dierenleed, mogelijkheden om klachten te adresseren of hulp te krijgen, eerlijke marketing en communicatie. U kunt hiervoor een enquête uitsturen naar alle groepen stakeholders, maar je mag ook een interactieve sessie organiseren waarbij u het A4-blad met materiële onderwerpen (zie verderop) toetst.

Materiële onderwerpen verschillen per sector

Wat voor het ene bedrijf een materieel onderwerp is, doet er voor een ander bedrijf helemaal niet toe. Dit hangt af van uw bedrijfsmodel, kernactiviteiten en in welke sector je verkeert. Voor een bouwbedrijf is ‘fairtrade’-koffie in de koffieautomaat natuurlijk goed, maar niet materieel. In de bouw draait het om materialenpaspoorten van bouwmaterialen, circulair oogsten bij renovatieprojecten en/of over de CO2- en stikstofuitstoot bij nieuwbouwprojecten en om veiligheid en duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. Terwijl voor een bedrijf dat koffie produceert en verkoopt ‘eerlijke’ koffie wel degelijk een materieel onderwerp is. Verder geldt min of meer: hoe complexer de business, des te meer materiële onderwerpen en dus hoe uitdagender het kan zijn om daar in lijn met de CSRD over te rapporteren. Het goede nieuws is dat veel bedrijven al de nodige aandacht besteden aan duurzaamheidsaspecten. Als dat ook voor uw bedrijf het geval is, hoeft u gelukkig niet op ‘0’ te beginnen. 

Binnen nu en twee jaar worden vanuit de wetgeving (EFRAG) nog sectorspecifieke standaarden verwacht. Bovendien komen er proportionele standaarden voor de beursgenoteerde mkb-ondernemingen die ingaan vanaf boekjaar 2026 (afkorting: LSME). Mkb-ondernemingen zonder beursnotering kunnen ook vrijwillig gebruik gaan maken van de proportionele standaarden (afkorting: VSME). Deze standaarden zijn in concept beschikbaar. 

Nadat de materiële thema’s zijn vastgesteld, moet u per onderwerp risico’s en kansen inventariseren, beleid en acties beschrijven, doelen stellen en rapporteren over prestaties.

Hoe ziet het CSRD-proces eruit?

Het onderstaande proces biedt een overzicht voor bedrijven die toewerken naar de CSRD-verplichting en voor bedrijven die vrijwillig willen rapporteren over ESG-prestaties. 

De eerste stap in het proces, inventarisatie, gaat over de voorbereidingen. Hoe pakt u dat het beste aan? 

Zeven simpele stappen om snel te beginnen met de inventarisatie

1. Stel een team samen. Gezien de brede scope van CSRD en de ESG-impact die voortvloeit uit diverse activiteiten van uw bedrijf, is het samenstellen van een team met een gezonde mix van expertise en kennis vanuit verschillende hoeken van de organisatie vereist. Wijs daarnaast een collega aan die projectmanager is van het CSRD-project. Het is belangrijk dat deze collega voldoende statuur en invloed heeft binnen de organisatie. Dit is essentieel om de nodige veranderingen te bewerkstelligen om straks te kunnen voldoen aan de CSRD.
2. Beleg een kick-off waarbij onder andere kennis wordt gedeeld om het CSRD-team bekend te maken met de CSRD en de dubbele materialiteitsanalyse. Zorg dat het onderwerp CSRD een vast punt wordt op het managementoverleg om betrokkenheid van de directie en het managementteam te houden.
3. Oriënteer je door middel van externe bronnen. Lees bijvoorbeeld een paar jaarverslagen van organisaties binnen uw sector. Een goede bron om deze verslagen te vinden, is duurzaamheidsverslag.nl. Check ook de (dubbele) materialiteitsanalyse: welke materiële onderwerpen komen iedere keer terug en wat rapporteren ze daarover (doelstellingen, KPI’s en acties)? Ook brancheverenigingen bieden steeds vaker dit soort informatie aan. Zij beschouwen ook vaak trends, wetgeving en ontwikkelingen op landelijk niveau of zelfs op wereldschaal.
   Hierna begint u met het inventariseren van het bedrijfsprofiel, de waardeketen, de stakeholders en de huidige duurzaamheidsinitiatieven. 
4. Creëer een bedrijfsprofiel en maak duidelijk wat de toegevoegde waarde is voor belanghebbenden en de samenleving. U beschrijft met andere woorden uw organisatie en waar de impacts liggen. In dit bedrijfsprofiel geeft u inzicht in het bedrijfsmodel van de onderneming, welke producten worden geleverd, welke bronnen de onderneming daarvoor nodig heeft, welke reststromen de onderneming genereert en uiteindelijk welke waarde dat toevoegt. 
5. Breng de waardeketen in kaart. Het ESRS-raamwerk vereist echter niet alleen rapportage over de impacts van de eigen activiteiten van de organisatie, maar ook over de impacts die in de waardeketen worden veroorzaakt. Maak een schematische tekening van de waardeketen, beginnend met de directe partners (leveranciers, klanten) en werk vandaaruit de keten in beide richtingen verder uit. 
6. Stakeholders identificeren: weet wie uw belanghebbenden (stakeholders) zijn. U krijgt al een goed beeld van wie dit zijn en welke onderwerpen bij hen spelen door intern informatie op te halen. U kunt het ESRS-framework gebruiken als praatplaat. Wilt u weten wat er in de sector of bij concurrenten speelt? Ga dan in gesprek met uw verkopers of juist bij de inkopers. Wilt u weten wat er leeft onder de medewerkers? Maak een afspraak met HRM. Wilt u weten waar banken en investeerders naar vragen? Vraag het uw financieel directeur. Wilt u weten hoe de media over uw sector schrijft of welke duurzame thema’s steeds weer terugkomen? Check dan uw marketingcommunicatiemedewerker. Besluit welke stakeholders u meeneemt in de dubbele materialiteitsanalyse. Door de juiste stakeholders te betrekken bij het identificeren van relevante onderwerpen en prioriteiten, worden de belangen van zowel uw bedrijf als de samenleving beter vertegenwoordigd.
7. Inventariseer tot slot de huidige duurzaamheidsinitiatieven, waaronder certificeringen. Deze certificeringen hebben vaak al een directe link met de standaarden van de CSRD, de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Denk aan ISO 14001, de CO2-prestatieladder en Lean & Green voor bijvoorbeeld ESRS E1 Klimaatverandering. Analyseer welke onderwerpen door certificeringen al geraakt worden.

Als u deze stappen heeft doorlopen, bent u klaar voor de volgende fase in het proces naar een CSRD-rapportage: de dubbele materialiteitsanalyse. 

Zo ziet een dubbele materialiteitsanalyse eruit: voorbeeld Nationale Spoorwegen (NS)
De NS heeft de de materiële thema’s in het jaarverslag over 2023 met de stakeholders herijkt en vervolgens verrijkt met concrete doelen en resultaten. 

Draai het om: CSRD, wat kan ik ermee?

Natuurlijk is voldoen aan de CSRD een flinke klus, maar het komt er nu eenmaal aan en het gaat niet meer weg. Als u de CSRD eenmaal omarmd heeft, zult u zien dat het wel degelijk meerwaarde creëert voor uw bedrijf, bijvoorbeeld omdat u een breder beeld krijgt van wat er speelt in uw sector door in gesprek te gaan met verschillende stakeholders met verschillende belangen. En, waar u eerst twijfelde over duurzame investeringen omdat u daardoor duurder zou zijn dan concurrenten, kan het – door de transparantie waar de CSRD voor zorgt – juist nieuwe business genereren. Er is in ieder geval genoeg bewijs van koplopers die inmiddels een gezond duurzaam verdienmodel hebben ontwikkeld. Sterker nog, deze bedrijven komen gemakkelijker aan financiering (met een gunstige rente), hebben zeer gemotiveerd personeel en een sterke reputatie bij hun leveranciers en klanten. Zij weten hun relevantie aan te tonen en bieden meer kans op bedrijfsopvolging. Dus draai het om en zie het als een kans: CSRD, dit kan ik ermee!

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.